Polityka prywatności
Jak przetwarzamy dane osobowe zgodnie z RODO.
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług Watra Tomasz Szymański, w szczególności dzieci i młodzieży zgłaszanych na wyjazdy oraz ich rodziców i opiekunów prawnych, a także osób kontaktujących się z Organizatorem za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej lub telefonu.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Watra Tomasz Szymański, prowadzący działalność pod nazwą Watra, z siedzibą przy ul. Jarzębinowej 67, 52-200 Karwiany, NIP: 8992649907 (dalej: „Administrator” lub „Organizator”).
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
adres korespondencyjny: ul. Jarzębinowa 67, 52-200 Karwiany;
adres poczty elektronicznej: [email protected];
telefon: 501 678 443 lub 697 555 208.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od rodzaju kontaktu oraz wybranego wyjazdu. Możemy przetwarzać w szczególności:
dane identyfikacyjne i kontaktowe rodzica lub opiekuna prawnego, np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail;
dane identyfikacyjne i dotyczące uczestnika, np. imię, nazwisko, data urodzenia oraz informacje potrzebne do kwalifikacji i organizacji wyjazdu;
informacje organizacyjne, takie jak wybrany wyjazd, zgłoszenie, rezerwacja, płatności i korespondencja;
informacje o stanie zdrowia uczestnika, alergiach, ograniczeniach zdrowotnych i lekach - wyłącznie w zakresie niezbędnym do właściwej organizacji opieki i zapewnienia bezpieczeństwa;
dane zawarte w dokumentach wymaganych przepisami lub związanych z organizacją wypoczynku, w tym w karcie kwalifikacyjnej, jeżeli jest wymagana;
wizerunek uczestnika w postaci zdjęć lub nagrań - jeżeli jego utrwalanie lub publikacja odbywa się na odpowiedniej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody, gdy jest wymagana.
Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych prawdziwych, aktualnych i niezbędnych do danego celu.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie rezerwacji, zawieranie i wykonywanie umów dotyczących wyjazdów - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków związanych z organizacją wypoczynku, rachunkowością i rozliczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
zapewnienie bezpieczeństwa uczestników, organizacja opieki i reagowanie na sytuacje nagłe - w zakresie danych zwykłych na właściwej podstawie z art. 6 RODO, a w zakresie danych o zdrowiu na odpowiedniej przesłance z art. 9 ust. 2 RODO;
ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
obsługa zapytań i korespondencji przed zawarciem umowy - zależnie od okoliczności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
publikacja lub inne wykorzystanie wizerunku uczestnika - na podstawie odrębnej zgody, jeżeli jest wymagana; zgoda taka jest dobrowolna i nie jest warunkiem udziału w wyjeździe, chyba że szczególne okoliczności i odrębne uzgodnienia stanowią inaczej.
Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych. Administrator przetwarza je wyłącznie wtedy i w takim zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy prawa, w szczególności gdy jest to niezbędne do celów związanych z opieką zdrowotną lub ochroną żywotnych interesów osoby, albo gdy spełniona jest inna właściwa przesłanka prawna.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych niezbędnych do zgłoszenia, zawarcia i realizacji umowy oraz zapewnienia bezpieczeństwa uczestnika jest konieczne do przyjęcia zgłoszenia lub udziału w wyjeździe. Zakres wymaganych informacji jest wskazywany w formularzu, umowie lub dokumentach dotyczących konkretnego wyjazdu. Niepodanie danych niezbędnych może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia, zawarcie umowy lub bezpieczną realizację wyjazdu.
Podanie danych na potrzeby dobrowolnej zgody, w szczególności zgody na wykorzystanie wizerunku, jest dobrowolne. Brak takiej zgody nie wpływa na możliwość skorzystania z usługi.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności i organizacji wyjazdów, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów i na odpowiedniej podstawie prawnej. Mogą to być w szczególności:
podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, informatyczne, hostingowe i pocztowe;
przewoźnicy, obiekty noclegowe, ubezpieczyciele i inni usługodawcy uczestniczący w realizacji danego wyjazdu;
podmioty obsługujące płatności - jeżeli są wykorzystywane;
uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
6. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
dane związane ze zgłoszeniem, rezerwacją i umową - przez czas obsługi zgłoszenia i realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów oraz terminów przedawnienia roszczeń;
dokumenty księgowe i rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami prawa;
dane dotyczące zdrowia - przez okres niezbędny do organizacji i bezpiecznej realizacji wyjazdu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i ewentualnej potrzeby obrony roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem danych, które Administrator musi zachować na innej podstawie prawnej;
korespondencja i zapytania - przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony obroną przed roszczeniami.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych przez RODO osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do:
dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
usunięcia danych - w przypadkach przewidzianych prawem;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych - w przypadkach określonych w RODO;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Nie wszystkie prawa przysługują w każdej sytuacji - ich zakres zależy od podstawy i celu przetwarzania.
W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w punkcie 1.
8. Dane dzieci i młodzieży
Wyjazdy organizowane przez Watra są przeznaczone dla dzieci i młodzieży. Zgłoszenia dokonuje rodzic lub opiekun prawny, który przekazuje dane niezbędne do organizacji wyjazdu oraz zapewnienia uczestnikowi właściwej opieki. Administrator przykłada szczególną wagę do poufności danych małoletnich i ogranicza dostęp do nich do osób, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków.
Informacje dotyczące zdrowia uczestnika powinny być przekazywane w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i właściwej opieki. Dane te nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z organizacją wyjazdu, chyba że odrębna podstawa prawna stanowi inaczej.
9. Wizerunek uczestników
Utrwalanie, wykorzystywanie lub publikowanie wizerunku uczestnika, w szczególności zdjęć i nagrań z wyjazdów, odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz na podstawie odpowiednich zgód lub innych właściwych podstaw prawnych. Zgody dotyczące wizerunku są odrębne od zgłoszenia na wyjazd, dobrowolne i powinny wskazywać cel, zakres oraz sposób wykorzystania wizerunku.
Szczegółowe zasady wykorzystania wizerunku są określane w odpowiednim formularzu zgody lub załączniku do umowy dotyczącej konkretnego wyjazdu.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, aby chronić dane osobowe przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.
11. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania strony internetowej, wykorzystywanych narzędzi lub procesów przetwarzania danych. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie internetowej watra.wroclaw.pl.
12. Dane kontaktowe Administratora
Watra Tomasz Szymański
ul. Jarzębinowa 67, 52-200 Karwiany
NIP: 8992649907
Telefon: 501 678 443 lub 697 555 208
E-mail: [email protected]
Strona internetowa: https://watra.wroclaw.pl